公安机关行政案件立卷规范（2021年版）

来  源：《公安机关行政法律文书制作与范例（2019版）》

主  编：孙茂利

副主编：孙  萍

出版社：中国人民公安大学出版社

温馨提示：根据相关法律、法规、规章等规范性文件的立改废释，本文对部分修改内容进行了标注。在参考使用时以原著《公安机关行政法律文书制作与范例（2019版）》内容为准。

行政案件案卷，是公安机关对在办理行政案件过程中形成的文书材料进行立卷装订后形成的案卷，是公安机关办理行政案件情况的记录和固化，是公安机关执法办案水平和质量的重要体现。为推进行政案件案卷的规范化，依照《行政处罚法》《治安管理处罚法》《道路交通安全法》《出境入境管理法》《禁毒法》《反恐怖主义法》《境外非政府组织境内活动管理法》《公安机关办理行政案件程序规定》等法律、法规、规章以及《公安机关执法细则》（第三版）《公安专业档案管理办法》（注：公通字〔2003〕21号）《公安声像档案管理办法》等规范性文件，并结合公安工作实际，对行政案件案卷的立卷和装订作一规范。

一、立卷基本规范

公安机关对在办理行政案件过程中形成的文书材料要建立案卷，并予以装订。

（一）案卷立卷的基本要求

1.行政案件结案或者终止调查后的10个工作日内，办案部门应当对办案过程中形成的受案登记、证据材料、处理性的决定书以及其他法律文书等全部案件材料，按照《公安机关办理行政案件程序规定》第二百六十条确立的“一案一卷”的原则建立案卷。一个案件有多个当事人的，应当将针对每名当事人的案件材料集中在一起并按照时间顺序排列，无需分卷。但是，为了减轻基层负担，对具有下列情形之一的，可以多案一卷：

（1）一人有两种以上违法行为，且由同一个办案单位办理，并制作一份决定书的。

（2）两个以上行政案件之间存在内部关联性，两案的证据之间相互印证、互为补充的，如卖淫案和嫖娼案，盗窃案和收购赃物案，等等。

（3）多人多起案件中有部分或者全部案件系共同作案，且由同一办案单位办理的。例如，张某实施了一起盗窃案，同时，他与王某、赵某又共同实施了一起诈骗案，王某与赵某又共同实施了一起盗窃案。对上述三起案件，可以归为一卷。

对当场处罚和现场治安调解结案的行政案件，可以不制作案卷，但办案部门应当将当场处罚决定书、现场治安调解协议书按照编号装订存档，并将办案过程中收集的证据材料案一并装存档。现场录音录像代替调解协议的，按规定保存录音录像。对非当场调解的，根据《公安机关办理行政案件程序规定》第一百八十四条第三款规定，对调解达成协议的，应当保存案件证据材料，与其他文书材料和调解协议书一并归入案卷。

2.行政案件的法律文书及定性依据材料应当齐全完整，不得损毁、伪造

3.卷内文书材料的来源和形式应当合法，必须按照《行政处罚法》《治安管理处罚法》《出境入境管理法》《道路交通安全法》《禁毒法》《反恐怖主义法》《公安机关办理行政案件程序规定》等法律、法规、规章以及公安部统一制定的相关公安行政法律文书的使用和制作要求（附：公安行政法律文书式样（2021版））等规定收集或者制作。公安部没有制定相关法律文书式样的，可以按照各省级公安机关统一制定的文书式样使用和制作要求制作卷内文书材料。

4.视听资料、电子数据等无法归入纸质案卷的不同载体的材料，应当制作相关的说明材料，注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等。同时，应当将视听资料、电子证据等材料中对主要违法事实有影响的内容转换成文字或者视频截图，由承办人员或技术人员等相关人员确认后，存人案卷。视听资料、电子证据原件放人资料袋中，并按照其载体的不同列入相应的档案类别管理，在相对应的不同类别档案中分别注明参见号。对视听资料的存放情况，应当在卷内备考表中注明，以便查阅。

5.案卷内的用于证明案件事实的相关证据的照片（包括底片），应当有文字说明。根据证明目的的需要，文字说明可以包括拍摄时间、地点、摄影者、证明内容等内容。文字说明语句应当简洁、通顺。对于提供给辨认人进行辨认的照片，无需制作文字说明。

6.对案卷证据材料中的复制件，原件提供人、办案民警应当仔细与原件核对，确认无异后签名并注明来源。但是，对有关部门提供的其自行保管的文书材料复制部分，应当注明出处，经该部门核对无异后加盖其印章。同时，根据《公安机关办理行政案件程序规定》第三十一条的规定，物证的照片、录像，书证的副本、复制件，视听资料的复制件，应当附有关制作过程及原件、原物存放处的文字说明，并由制作人和物品持有人或者持有单位有关人员签名。

7.对文字难以辨认的材料，应当附上抄件；外文材料应当译成中文附在后面；少数民族语言文字材料应当译成汉语附在后面。抄件、翻译件应当载明抄件制作人、译文制作单位的名称或个人的姓名。

8.卷内文书材料是用铅笔或圆珠笔等不耐久字迹材料制作，但又不能重新制作的，为长期保存，应当将原件复印一份，将复印件放在原件之后。使用热敏纸的，应当复印替换。复印人应当在复印件上签名并注明来源。能够重新制作，且不影响相关文书材料的证明力的，可以重新制作。

9.对于涉及公安工作秘密和国家秘密的文件材料应当单独立卷保管，并在卷内备考表中注明。

（二）案卷装订的基本要求

1.行政案件案卷按照“案卷封面→卷内文书目录→卷内文书材料→卷内备考表（封底）”的顺序装订。

2.行政案件案卷在装订前要把文书材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物去掉。

3.行政案件案卷装订时，统一以A4 型纸张规格为准，对于文书材料用纸过大的要进行折叠，过小的要进行裱贴，残损破缺的要进行粘贴，确保案卷装订后右齐和下齐。装订时可能压字的要在页左边进行裱贴，右边多出部分向内折叠。对那些获取时已破损而又不便于裱贴的应当立卷的文书材料，可用牛皮纸袋或者卷盒式卷皮保管，并根据该文书材料在案卷内应当排列的顺序位置，使用空白A4纸或同样规格的工作用纸说明该文书材料的名称、内容等必要事项后，代替该文书材料在案卷的位置归档，同时在卷内文书目录的“备注”栏内注明。

4.案卷装订采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。装订跨度180毫米，距订口边10毫米，位置居中。装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

5.案卷每卷以不超过200页为宜，超过200页的，可分卷装订，并在案卷封面的相应位置注明案卷顺序号。

二、卷内文书材料排序规范

每个案件案卷内的文书材料，要保持文书材料之间的联系，使卷内文书材料能够清晰地表明办案流程、证据之间的相互关联和印证、处理决定的执行情况等。

（一）卷内文书材料排列顺序

一般而言，行政案件案卷的文书材料排序的基本原则是：把结论性材料放在前面，然后按照办案流程将文书材料按照时间顺序排列。具体排列顺序如下：

1.卷内文书目录。

2.案件处理结果的相关文书材料：

（1）公安行政处罚决定书，没收违法所得、非法财物清单，收缴／追缴物品清单，责令         通知书等；　　

（2）治安调解协议书及协议履行情况。　　

（3）不予行政处罚决定书。　　

（4）终止案件调查决定书。

（5）收容教育／延长收容教育决定书、提前解除收容教育决定书、解除收容教育证明书。（笔者注：2019年12月28日，十三届全国人大常委会第十五次会议表决通过了《全国人民代表大会常务委员会关于废止有关收容教育法律规定和制度的决定》将收容教育制度废止。2020年3月27日，李克强总理签署国务院令，公布《关于修改和废止部分行政法规的决定》废止《卖淫嫖娼人员收容教育办法》）

（6）强制隔离戒毒／延长强制隔离戒毒决定书、提前解除强制隔离戒毒决定书。

（7）社区戒毒／社区康复决定书、解除社区戒毒／社区康复通知书。

（8）遣送出境决定书、驱逐出境决定书。　　

案件处理结果的审批材料、上级机关的批复以及对人大代表、政协委员予以行政拘留的许可证明处理或者报告、通报材料应当放在案件处理结果的相关文书材料之后。

3.案件来源、受理情况及回避的相关文书材料：

（1）案件来源、受理情况的文书材料，包括受案登记表、接受证据清单、移送案件通知书（外单位移送到本单位的通知书）、呈请撤销案件报告书和撤销案件决定书（呈请撤销案件报告书和撤销案件决定书仅适用于刑事案件转行政案件）、指定管辖决定书、其他证明案件来源的有关材料。

（2）受理案件后给举报人、控告人、报案人、扭送人出具的受理案件回执（举报人、控告人、报案人匿名的，无需制作受案回执）；

（3）回避情况的文书材料，包括当事人及其法定代理人申请回避的书面材料或相关记录、回避／驳回申请回避决定的相关文书材料、当事人及其法定代理人不服驳回申请回避决定的复议申请材料、复议决定书等。

4.案件调查的相关文书材料：

（1）刑事案件案卷。对由刑事案件转为行政案件的，为保持刑事案件案卷的原始状态，减少基层负担，可以在立卷时将刑事案件案卷作为该行政案件案卷的最后一卷单独立卷，在该行政案件案卷的第一卷中以一份说明性材料代替刑事转行政处罚案件的刑事案件案卷部分，置于案卷处理结果的相关文书材料之后，案卷来源、受理情况的相关文书材料之前，并在卷内文书目录中的“标题”栏内填写“刑事案件案卷”，“备注”栏内注明“实际案卷见本案第X卷”。行政案件办理过程中形成的文书材料较少的，可以将转为行政案件办理后形成的文书材料与刑事案件案卷合并装订为一卷，并将刑事案件案卷放在案卷后部。

（2）当场盘问、检查笔录／继续盘问笔录，继续盘问审批表，继续盘问通知书，延长继续盘问审批表。（相关文书链接：继续盘问法律文书）

（3）传唤证。

（4）拘留审查／延长拘留审查决定书、解除拘留审查决定书。

（5）限制活动范围决定书。

（6）约束/解除约束决定书。

（7）违法嫌疑人陈述、申辩、辩认笔录（多名违法嫌疑人的笔录以先主后次的顺序排列；同一违法嫌疑人的笔录以时间为序排列）。依法为违法嫌疑人聘请翻译人员的，立卷时，聘请通知书、聘书（副本或者复印件）、相关资质证明应当放在对违法嫌疑人的询问笔录之前。

（8）被侵害人陈述、辨认笔录（多名被侵害人的笔录以先主后次的顺序排列；同一被侵害人的笔录以时间为序排列）。　　

（9）证人证言、辨认笔录（多名证人的笔录以先主后次的顺序排列；同一证人的笔录以时间为序排列）。

（10）检查证、勘验笔录、检查笔录、现场笔录、现场图、现场照片。

（11）证据保全决定书、证据保全清单及照片、查询财产通知书、冻结/延长冻结/解除冻结财产决定书、冻结/延长冻结/解除冻结财产通知书。　　

（12）调取证据通知书、调取证据清单。　　

（13）鉴定聘请书（有多种鉴定的，聘请书分别附鉴定意见之前），鉴定、检测机构及鉴定人员资质证明，鉴定意见，告知或者送达鉴定意见的凭证。

（14）行政处罚告知笔录及拟被处罚人的陈述、申辩记录。　　

（15）行政处罚告知后复核的相关文书材料。　　

（16）听证申请书、举行听证通知书、不予受理听证通知书。　　

（17）听证笔录、听证报告书。

（18）调解记录。

（19）书证。

（20）获取视听资料或电子证据的情况说明及反映视听资料或电子证据证明内容的文字说明材料。　　

（21）物证（照片及其说明）。　　

（22）民警对查获情况、现场情况等的证明。

5.执行情况的相关文书材料：

（1）         执行回执。　　

（2）暂缓行政拘留申请书、担保人保证书、收取保证金通知书、暂缓执行行政拘留决定书、退还保证金通知书、没收保证金决定书、恢复执行行政拘留决定。

（3）强制执行的相关文书材料（包括依法行政强制执行决定书、代履行决定书、强制执行申请书和人民法院的受理凭证，以及强制执行的裁定）、催告书。

6.其他应当存人案卷的文书材料：

（1）被处罚人（单位）基木情况的相关文书材料。　　

①被处罚人（包括被处罚单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员）的身份证明、违法犯罪记录材料。被处罚人的身份证明可以使用全国公安综合信息查询系统中下载的户籍信息。如果户籍信息中没有被处罚人照片或者被处罚人目前容貌与户籍信息上的相片差别较大的，办案单位应当取得被处罚人户籍所在地公安派出所的确认，并采集被处罚人的照片附卷。被处罚人的违法犯罪记录材料应当采用原决定书的复印件，无法获取原决定书复印件的，可以从全国公安综合信息查询系统中下载相关决定书，并由承办民警在下载的相关决定书上注明来源，下载的日期并签署姓名和日期

②被处罚单位证照的复印件。

（2）行政复议决定书。

（3）行政判决书、裁定书。

（4）其他材料。

这里需要注意的是，对于依法应当通知当事人家属的事项，通知情况可以采用以下几种方式予以体现：

一是在附卷的相关法律文书中注明通知家属情况，并由经办民警签署姓名和日期。例如，对传唤或者送达行政拘留决定时，被传唤人或者被行政拘留人家属在场的，由家属在附卷的传唤证或者行政处罚决定书上签收并注明日期；家属未在场，采取其他方式通知家属的，应当在附卷的传唤证或者行政处罚决定书上注明通知方式、通知时间、被通知人姓名及其联系电话、通知民警姓名。也可将由民警书写通知情况的工作记录附卷。有送达回执或者采用传真方式通知的，应当将被通知人签收的送达回执或者传真与传唤证或者行政处罚决定书一并附卷。

二是在询问笔录中注明，并由违法行为人或者被处理人确认。　　

三是采用通知书方式通知违法嫌疑人或者被处理人家属。

（二）卷内文书材料的审批

相关文书材料依法需要经过审批的，有制式书面审批文书的，书面审批文书应当放在决定文书之后，即正件在前，签批件在后。例如，检查审批表放在检查证之后；行政处理审批表放在行政处罚决定书之后。没有制式书面审批文书的，可由具有审批权的相关负责人在附卷的相关文书材料首页的右上角上审批。例如，由相关负责人在附卷的检查证右上角上签署审批意见（不同意的，应当签署具体理由）、姓名和审批日期。实行网上办案的公安机关，可以进行网上审批。

为方便适用，根据有关法律、法规、规章及相关规范性文件的规定，本部分对依法需要审批的主要行政法律文书的审批权限进行了汇总：

1.吊销证照类行政处罚，一般按照“谁发证（登记），谁吊销”的原则处理，但是，法律、法规、规章另有规定的除外。例如，《道路交通安全违法行为处理程序规定》（笔者注：《公安部关于修改<道路交通安全违法行为处理程序规定>的决定》已经2020年2月12日公安部部务会议通过，现予发布，自2020年5月1期施行。）第六条第二款和第六十一条第一款规定，对违法行为人处以吊销机动车驾驶证处罚的，由设区的市公安机关交通管理部门作出处罚决定。公安机关交通管理部门对非本辖区机动车驾驶人给予吊销机动车驾驶证处罚的，应当在作出处罚决定之日起十五日内，将机动车驾驶证转至核发地公安机关交通管理部门。《境外非政府组织境内活动管理法》规定，由登记管理机关吊销登记证书。

2.需经县级以上公安机关负责人批准的事项：

（1）延长继续盘问时限（将继续盘问时限由12 小时延长至24 小时，由县级公安机关值班负责人审批；将继续盘问时限由24 小时延长至48 小时，由县级公安机关主管负责人审批）。

（2）回避（办案民警的回避，由其所属的公安机关负责人批准；公安机关负责人的回避，由上一级公安机关决定）。　　

（3）对与违法行为有关的场所、物品、人身进行检查（当场检查的除外）。　　

（4）重新鉴定。　　

（5）延长扣押、扣留、查封期限，延长治安案件的办案期限。　　

（6）不子受理听证申请，违法嫌疑人在法定期限内提出听证申请的，公安机关应当允许，直接制作举行听证通知书，无需经批准。但是，如果认为不符合听证条件的，应当经县级以上公安机关负责人批准后，制作不予受理听证通知书。　　

（7）封存、约束、冻结（延长冻结由上一级公安机关负责人批准）。

（8）行政处罚（依法具有行政执法主体资格的公安机关业务部门在法定权限内以自己名义作出的行政处罚，以及依照《境外非政府组织境内活动管理法》等由设区的市级以上人民政府公安机关作出决定的除外）。　

（9）收缴及收缴物品的处理（违禁品，管制器具，吸食、注射毒的用具以及非法财物价值在500元以下且当事人对财物价值无异议的，公安派出所可以决定收缴）。　　

（10）追缴及追缴物品的处理（追缴违法所得财物应当退还给被侵害人的，公安派出所可以决定追缴）。

（11）对外国人的拘留审查、限制活动范围或者遣送出境（由县级以上公安机关或者出入境边防检查机关负责人决定）。 　　

（12）收容教育／延长收容教育、提前解除收容教育。（笔者注：已废止）

（13）强制隔离戒毒／延长强制隔离戒毒、提前解除强制隔离戒毒。

（14）责令社区戒毒/社区康复、解除社区戒毒/社区康复。

（15）吊销或宣布作废护照、出境人境证件（原发证机关或者上级机关）。

（16）驱逐出境（由公安部决定）。

（17）限期出境（由县级以上公安机关或者出入境边防检查机关负责人决定）。

一般情况下，除法律、法规或者规章明确授权公安民警、公安派出所或者公安机关办案部门负责人行使审批权的事项外，其他办案事项都需经县级以上公安机关负责人批准。

3.需经公安派出所或者办案部门负责人批准的事项：　　

（1）书面传唤、延长询问查证时间；　　

（2）继续盘问12 小时（由公安派出所负责人审批决定，对违反出境入境管理的嫌疑人适用继续盘问的，应当经县级以上公安机关或者出入境边防检查机关负责人批准）。　　

（3）扣押（可有县级以上公安机关、公安派出所、依法具有独立执法主体资格的公安机关业务部门以及出入境边防检查站决定）。　　

（4）抽样取证。　　

（5）先行登记保存（笔者注，新修订的《行政处罚法》第五十六条规定：“经行政机关负责人批准，可以先行登记保存”）。　　

（6）查封（可有县级以上公安机关、公安派出所、依法具有独立执法主体资格的公安机关业务部门以及出入境边防检查站决定）。　　

（7）精神病医学鉴定、鉴定/检测/检验（需要聘请本公安机关以外的人进行鉴定的，应当经公安机关办案部门负责人批准；强制吸毒检测由县级以上公安机关或者其派出机构负责人批准）。

（8）终止案件调查（由公安派出所、县级公安机关办案部门或者出入境边防检查机关以上负责人批准）。

4.办案人民警察可以决定的事项：

（1）口头传唤。

（2）依法适用简易程序作出行政处罚。

（3）要求违法嫌疑人、被侵害人或者其他证人自行书写陈述。　　

（4）勘验。　　

（5）有证据表明或者群众报警公民住所内正在发生危害公共安全或者公民人身安全的案（事）件，或者违法存放危险物质，不立即检查可能对公共安全或者公民人身、财产造成危害，需要立即检查的。

（6）酒精度检验、现场吸毒检测（强制吸毒检测由县级以上公安机关或者其派出机构负责人批准）。

（8）辨认；

（9）登记证据（适用被侵害人或者善意第三人合法占有的财产、公民个人及其所扶养家属的生活必需品等与案件有关需要作为证据的物品）。

三、刑事案件转行政案件的立卷规范

在刑事侦查过程中，发现犯罪嫌疑人不够刑事处罚需要转行政处罚的，主要有两种处理方式：　　

一是对仅有一名犯罪嫌疑人或所有共同犯罪嫌疑人都转行政处罚的，制作请撤销案件报告书，经县级以上公安机关负责人批准后，制作撤销案件决定书，撤销刑事案件，按照办理行政案件的程序继续办理。　　

二是同案犯罪嫌疑人被移送起诉的，无需撤销刑事案件，只需制作行政处理审批表，连同所有案卷材料呈批行政处理，按照办理行政案件的程序继续办理。

对于整个刑事案件转为行政案件办理的，为保持刑事案件案卷的原始状态，减少基层负担，办理刑事案件过程中所形成的案卷，无需分解，整体作为证据材料，归人行政案件案卷，并排列在“案件调查的相关文书材料”中的第一项。同时，将呈请撤销案件报告书和撤销案件决定书放人“案件来源、受理及回避的相关文书材料”中的第一项。　　

对部分同案人员转行政处理的，应当对行政案件单独立卷，除按照第二节要求排列卷内文书材料外，还应当符合下列要求：

第一，对在办理刑事案件过程中形成的证明转行政处理的同案人员实施违法行为的证据材料应当复印，放入行政案件案卷中，并注明原始证据材料的存放情况。相关证据材料能够保存原件的，应当以原件入卷。

第二，案件来源，即受案登记表的复印件，放入“案件来源、受理及回避的相关文书材料”中的第一项，并注明原始文书材料的存放情况。

第三，同案人员已被移送起诉或者被追究刑事责任的，应当将相关起诉意见书、判决书及其他结论性文书材料的复印件归人行政案件案卷的“其他应当归人案卷的文书材料”中的“其他材料”。

对刑事案件转行政案件的，“侦查保密卷”应当单独存放，不得归入行政案件案卷中，并在行政案件案卷备考表中注明，注意保密。

四、立卷技术规范

（一）卷内文书目录的制作规范

卷内文书目录是按照卷内文书材料的次序编排以供查考的文书材料的名目，它不是一种法律文书。卷内文书目录由序号、责任者、文号、标题、页号、日期、备注七项内容组成。制作卷内文书目录应当在卷内文书材料排列顺序、位置固定后进行。

1.卷内文书目录式样。卷内文书目录应当使用统一式样。

2.卷内文书目录的填写规范。卷内文书目录应当打印或者使用钢笔和能够长期保持字迹的墨水填写，要字迹工整、清晰。

（1）序号。是对卷内文书材料按照排列顺序进行的编号，其目的是固定文书材料在卷内的位置。一份文书材料编一个序号，用阿拉伯数字按照“l 、2 、3 、4 、5… ”的顺序编排并填写。例如，公安行政处罚决定书不管有多少页，在卷内文书目录中只能编一个序号。

（2）责任者。责任者，是指制发文书的单位或者个人。文书材料上加盖印章的，其责任者应当填写加盖印章的机关名称。例如，行政处罚决定书的责任者，应当填写决定书上加盖印章的机关名称，如XX 县公安局或者XX 县公安局XX 派出所等；文书材料没有印章的，其责任者应当填写制作人。例如，询问笔录的责任者应当填写询问人和记录人；书面证人证言的责任者应当填写书写人。有两个以上责任者的，只填写两个，其他用“等”替代。

（3）文号。卷内文书材料有文号的，应当填写相应的发文字号。没有文号的，可以不填写。

（4）标题。标题，是指卷内文书材料的名称，即文书材料的标题。文书材料有标题的，要原文照录，不要随意更改和简化。没有标题的，应当根据其内容，准确地概括出主题作为其标题。概括的标题要清楚、简要。例如，询问笔录在卷内文书“标题”栏内可以直接填写“询问笔录（xxx) ”。

（5）日期。日期，是指文书材料制作完毕的年、月、日，即成文日期，以文件落款的日期为准，填写8 位阿拉伯数字。例如，公安行政处罚决定书的落款日期为“二0一九年二月六日”，其卷内目录的相应栏目内应当填写“20190206”。

（6）页号。页码，是指卷内文书材料所在的首页码。在卷内目录中填写页号是为了便于查找。对于文书材料只有一页的，应当在相应的“页号”栏内填写该文书材料在案卷中的页号。一份文书材料有两页以上的，应当在相应的“页号”栏内填写起始页。但是，一卷中最后一份文书材料应当填写起止页号。例如，受案登记表在卷宗的第5张，该材料对应的“页号”栏内应当填写“5”。询问笔录在案卷中的页次排列是从第20页到第28页，填写页号时，应当写“20”。本案卷最后一份文书材料在案卷中的页次排列是从第45页到第48页，填写其页号时，应当填写“45-48”。

（7）备注。用以注明卷内文书材料中需要特别说明的问题，以便有关人员查阅案卷材料时参考。例如，对复制（印）件，应当在该文书材料对应的“备注”栏内注明“复制件”。

（二）卷内文书材料页号编写规范

卷内文书材料页号，即页码编号，是指每张（或者每页）文书材料在卷内所处的位置。卷内文书材料的排列次序固定后，就应当编写卷内文书材料的张次。每卷案卷的页码一律从数字“l”开始编排。

1.编写卷内文书材料页号，要以页为单位编排页号，即一页编一个号，没有文书记载的空自页，不编号。例如，一张文书材料只有单面有内容，另一面是空白页，就仅对有内容的页面编写页号。如果一张文书材料的正背面均有文字、图表等内容，其正面和背面均应当编页号，各编为一页。例如，正面的页号是,“5”，其背面的页号即为“6”。卷内的便条、小纸条、信封等，只要有文字的（包括符号、图画等），都应编写页号。

2.编写页号要准确，不能漏编，也不能编重号。　

3.编写页号的位置要适当。页号应当标在每页的右上角。文书材料背面有内容的，背面页号应当标在左上角。

4.编写页号，一律使用阿拉伯数字，即“l、2、3、4、5……”。　　

5.有些书证以及其他不便于在上面直接编写页号的文书材料，应当用牛皮纸袋装好，并在纸袋上注明“内有材料多少页”，然后在纸袋上编上统一的页号。

（三）卷内备考表的制作规范

卷内备考表，是反映卷内文书材料状况的记录单。无论保管期限长短，案卷均要求有卷内备考表。卷内备考表置于卷尾，填写项目包括：本案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。　　

1.本案卷情况说明：应当填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁及不宜装订入卷的文书材料的情况说明等情况，案卷装订移交后发生或者发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

2.立卷人：完成立卷时，由立卷者签名。

3.检查人：由案卷质量检查者、审核者签名。　　

4.立卷时间：填写立卷完成时的日期，具体到年、月、日。

（四）案卷封面的制作规范

案卷封面，又称封一，是指装订成册的案卷的最外面的一层，包括公安机关处、案件类别、案卷题名、办案起止时间、案卷保管期限、案卷卷数和本卷编号、本卷页数、立卷单位以及由档案部门填写的小表（包括全宗号、类别号、目录号、案卷号）等内容。

1.案卷封面式样。行政案件应当采用统一印制的案卷封面。由于公安部未规范行政案件案卷的封面式样，根据公安部专业档案管理相关规定，《公安行政法律文书制作与范例》第250页设计了行政案件的案卷封面式样，供各地参考。

2.案卷封面制作规范。

（1）案卷封面应当打印或者使用钢笔和能够长期保持字迹的墨水填写，要字迹工整、清晰。

（2）案卷封面的第一栏为公安机关名称，即案卷形成的县级以上公安机关的名称。各公安机关可以将名称事先印制好。

（3）案卷封面的第二栏填写案卷类别，以利于档案分类管理。案卷类别，是指该行政案件的具体类别。

根据《公安专业档案管理办法》的有关规定，行政案件案卷主要可以分为以下几大类：①行政强制措施呈报审批卷；②治安管理处罚卷；③外国人入境出境管理卷；④中国公民出境入境管理卷。此外，其他案件的案卷可以统称为行政案件卷，也可以根据案件具体内容确定，如公安交通行政处罚卷、网络安全保卫行政处罚卷等。但是，如果一案同事作出行政处罚和处理性的行政强制措施的，按照“一案一卷”的原则应当按一案立卷，并在案卷类别栏内填写“行政处罚及行政强制措施卷”。

（4）案卷封面的第三栏填写案卷题名。案卷题名应当填写：违法行为人（单位违法的填写单位名称）+案由+案，如XXX盗窃案。案由，填写违法行为名称。具体按照公安部《违反公安行政管理行为的名称及其适用意见》（公通字〔2015〕35号）的规范名称填写，如盗窃、卖淫。一人实施数个违法行为的，其违法行为的案由按时间顺序排列。案由名称之间用顿号隔开。

违法行为人的姓名应当按照行政处罚决定书等决定性类文书中书写的违法行为人的姓名如实填写。同一案件有多名违法行为人的，可以只填写三名主要违法行为人的姓名（根据其在案件中所处的地位和所发挥的作用从主到次依次填写），其他违法行为人以“等”替代，不必一一写明。各违法行为人的姓名之间用顿号隔开，如XXX、XXX、XXX等盗窃案。

（5）案卷封面的第四栏填写办案起止时间和案卷保管期限。办案起止时间，是指从受理案件的时间至作出处理决定并执行的时间，具体到年、月、日。案卷保管期限按照要求填写。例如，根据《公安专业档案管理办法》的有关规定，行政强制措施呈报审批卷、治安管理处罚卷的保管期限都是长期。

（6）案卷封面的第五栏填写案卷卷数、本卷编号、本卷页数和立卷单位。案卷卷数、本卷编号按照案卷情况用中文大写数字如实填写，如“本案共叁卷”、“第壹卷”；本卷页数用中文小写数字填写，如“一百二十一页”。立卷单位，填写具体承办该案件并负责立案的公安机关名称。如果立卷单位与案卷封面第一栏的公安机关名称相同，立卷单位栏可以不填写。如果立卷单位是案卷封面第一栏的公安机关的内设机构或者派出机构，可以直接填写该内设机构或者派出机构的名称，如XX派出所或者治安大队。

（7）案卷封面的最后一栏的小表包括全宗号、类别号、目录号、案卷号，由档案部门填写。